EO yang Selalu Tak Pasti

Tiap kali merencanakan workshop (dan hampir semua kegiatan lainnya), ga pernah tanggalnya langsung fix sekali aja, pasti acaranya mundur dan mundur lagi. Workshop terakhir diundur berkali-kali, tempatnya pun berubah-ubah (yang tadinya akan diadakan di Kuala Lumpur, gara-gara sentimen terhadap Malaysia jadi batal), sampai teman-teman begitu malu untuk menghubungi para pembicara. Secara para pembicara dan chairman itu orang-orang sibuk, beberapa di antaranya malah dari luar negeri. Kalau diundur terus, mereka jadi kesulitan mengatur ulang jadwal. Pengunduran terakhir gara-gara bom di Ritz Carlton-JW Marriot, karena semua pembicara dari luar negeri kena travel warning. Setelah me-reschedule, ditetapkan tanggal 5-6 Oktober field trip ke Pekanbaru, tanggal 7-9 Oktober workshop di Bukittinggi.

Begitulah, kita telah fix menyewa kamar-kamar dan ballroom di The Hills, bus-bus transportasi disiapkan, tiket-tiket Jakarta-Padang dipesan, undangan disebar dan buklet, backdrop serta pernak-pernik lainnya telah naik cetak.... Memang hanya Allah yang punya rencana. Malam hari begitu tersiar musibah gempa di Padang, kami semua jadi terpana....

Pagi-pagi sekali bos membuat keputusan bahwa workshop harus jalan terus hanya tempatnya dipindahkan ke Bandung. Kami jadi sibuk mengubah semuanya. Setelah menghubungi beberapa hotel, diputuskan acara diadakan di Holiday Inn Dago.

Ni hotelnya, ngambil dari web resmi ^_^

Karena mendadak, aku memang belum sempat survey tempat, foto pun tak ada. Maka ukuran backdrop, dekorasi, layout kursi dan segalanya harus bisa dibayangkan menurut denah yang mereka kirim. Dengan membandingkan ruangan di workshop sebelumnya di Jogja, aku memutuskan memesan backdrop ukuran 3x5 meter dua hari sebelum acara. Ingat waktu di Bali, bos rewel banget soal backdrop sampai harus pesan ulang segala. Maka aku juga jadi cerewet biar semuanya sesuai keinginan.

Hari Selasa, aku bertemu sales manager hotel yang mengantarku langsung ke ruang Zamrud yang kami pesan. Begitu melihat ruang, aku jadi sesak nafas gara-gara.... ruangannya kecil banget! Waduh, udah kebayang deh angkara murka Pakde (itu panggilan rahasia kami untuk bos). Bukannya kami pesan tiga ruang zamrud, ya, koq cuma dua? Si sales manager jadi ikutan pucat begitu menyadari bagian banquet hotel telat menerima memo susulan bahwa kami meminta ruang dengan kapasitas 70 orang, sementara yang tersedia hanya untuk 50 orang. Aku jadi pusing tujuh keliling gimana caranya nempatin backdrop yang lebih gede dari luas lantai kamar kosku di ruang sesempit itu. Belom lagi portable screen yang tersedia di hotel ukurannya kecil. Ditambah space untuk coffee break hanya berupa koridor sempit, meskipun jika pintu-pintu balkon yang menghadap kolam renang dibuka, aku tetap sulit membayangkan 70 orang mondar-mandir di situ untuk istirahat.

Setelah aku termenung-menung dan bolak-balik kayak setrikaan ga jelas, sales manager yang cowok dandy plus agak... ehm... (ga enak ah bilangnya) itu menemuiku dengan muka berkeringat. "Aduh say, dirimu membuatku berlari-lari...," katanya sambil melambaikan tangan. Dia rupanya membujuk klien di ruang Berlian yang lebih besar untuk bertukar tempat dengan kami karena peserta mereka berkurang. Alhamdulillah mereka mau.

Begitu melihat Ruang Berlian yang besar, aku langsung lega. Yep! Ga ada masalah. Bagian teknisi hotel juga ternyata bisa menyediakan screen ukuran 2x3 meter. Stage dan mini garden juga ok. Tinggal menunggu pesanan backdrop yang katanya baru bisa diantar jam 9 malam plus layout kursi yang masih diatur pihak banquet hotel.

Aku dan Vira akhirnya pergi ke hotel Utari untuk memesan kamar untuk para mahasiswa. Di jalan, kami sempat membeli donat sebelum kembali ke hotel. Belum sempat dinikmati, Vira memberi tahu, mobil Pakde sudah datang dengan membawa berkardus-kardus tas ransel untuk souvenir workshop. Setelah meminta bell boy untuk menyimpan tumpukan tas di kamarku, kupikir aku bisa istirahat sejenak. Nyatanya Vira kembali memberi tahu rombongan Mbak Muti dan Mas Erwin hampir tiba dari Cirebon dengan membawa banyak peralatan, terutama screen tambahan.

Aku kembali turun ke lobby dan menemukan Vira sedang negosiasi dengan fotografer acara. Rombongan Mbak Muti yang ditunggu malah tak kunjung tiba. Saat kuhubungi, ternyata mereka lagi nyangkut makan malam di mal BIP. Dasar! Sekalian aja aku pesan satu porsi, hehehe.... :p Saat mereka tiba, kami akhirnya kembali menyibukkan diri di Ruang Berlian. Rombongan Harun, Gunle dan Mas Santoso menyusul tak lama kemudian.

Dan, seperti biasa, saat Pakde meninjau ruangan, segalanya berubah drastis.

Pertama, layout kursi yang tadinya diset 10 orang dalam satu baris, diminta jadi hanya 6 orang saja. Sebelumnya, aku sempat meminta 8 orang dalam satu baris, tapi pihak banquet hotel keberatan karena mereka kehabisan meja. Memang lagi musim rapat kali, ya, semua ruang meeting hotel fully booked. Makanya, permintaan Pakde satu ini bikin aku pengen pulang tidur di rumah aja saking pusingnya.

Kedua, screen tambahan yang dibawa dari Cirebon ternyata besarnya na'udzubillah.... 3x4 meter! Mas dari teknisi hotel sampe nahan nyengir sambil berbisik padaku, seumur-umur baru kali itu dia lihat klien bawa screen segede itu. "Kayak mau nonton layar tancep," katanya. Kebayang, deh, tu screen saingan sama backdrop. Lebih parah, malah, karena tinggi screen ditambah penyangganya hampir menyentuh langit-langit. Menggesernya harus hati-hati karena ruangan dilengkapi banyak kandelar kristal yang harganya ampun-ampunan.

Aku dan Mas Erwin (juga pihak hotel) sudah menyarankan untuk 'mengorbankan' screen itu dan menggantinya dengan screen 2x3 meter seperti yang telah disediakan. Pakde menolak mentah-mentah. Maka, semua layout ruang plus dekorasi (termasuk mini garden) harus diobrak-abrik lagi demi si screen raksasa bisa nampang di ruangan. Rasanya pengen jungkir balik, deh, biar semua darah mengalir ke otak :p

Ketiga, ejaan tema workshop di backdrop ternyata ada yang salah. Waduh, padahal aku udah berulang kali mengecek tulisannya, koq bisa-bisanya salah. Kayaknya otakku memang perlu di-restart. Setelah diakali dengan tempelan guntingan bahan backdrop, tulisannya jadi kelihatan menyedihkan, meskipun ga kentara, sih. Orang harus benar-benar memperhatikan sebelum menyadari ada tempelan aneh di backdropnya.

Keliatan, ga, salahnya?

Untungnya kali ini buklet tak ada masalah. Tapi, teteppp... aku baru makan malam lewat jam dua belas dan kami baru bubar jam 3 pagi. Gunle malah sempat-sempatnya bermimpi pas ketiduran di meja Ruang Berlian sampe susah dibangunin, hehehe.... Para petugas banquet hotel dan pemasang backdrop sampai geleng-geleng kepala mengikuti keinginan Pakde yang cerdas dan perfeksionis itu. (Jangan kapok, yaaa... :p)

Akhirnya layout ruang jadi seperti ini. Liat screen-nya, dunk! ^_^

Alhamdulillah, meski ketegangan tetap hadir, namun semua berjalan lancar. Meski kurang tidur, namun kami semua bisa makan enak sepuasnya di hotel hingga kebutuhan gizi tetap terpenuhi, hihihi.... Plus, pembicara dari GeoMechanics Australia yang cute bangedh.... Wajah Spanish-nya itu, lho, ga kalah sama Fabregas, deh, hehehe.... Duh... duh.... sampe peserta dan usher aja ada yang minta futunya.

Bikin betah ikut acaranya, ya? ^_^

Makasih buat semuanya.... Well, semoga ini bukan workshop terakhir yang bisa kami selenggarakan....